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张峰:设施管理与时俱进助力企业核心竞争力

时间:2022-11-28 17:05来源:现代物业杂志社 作者:记者/方舟 点击:
设施管理相关的从业人员需要审时度势、积极主动地学习与成长,一方面借助行业资源向企业管理层宣传设施管理理念,另一方面需要积极与设施管理体系对标,在工作的系统化、标准化与精细化方面苦练内功,力争在实际工作中让企业管理层看到设施管理助推企业核心竞

      张峰在设施管理行业从业20多年,曾任职过摩托罗拉、霍尼韦尔、西门子、摩根士丹利、联想集团、山特维克等跨国企业和本土企业,现任北京易毕盟建筑工程服务有限公司执行合伙人。张峰见证了设施管理在中国的发展历程,深谙设施管理战略、实施、控制以及信息技术等完整的业务链。
      在与《现代物业》的交流之中张峰表示,与国外相比,中国的设施管理属于后起之秀。设施管理在欧美历经了四十余年的发展,依旧在持续吸收更加科学的管理理念和创新科技,不断改进与完善。对于国内大多数企业,设施管理的发展空间无疑是巨大的。归根到底,需求是行为动机产生的基础,企业在不同的发展阶段对基础设施管理的需求也是动态变化的,千人一面的简单复制粘贴不现实,甚至可能出现邯郸学步的局面。设施管理相关的从业人员需要审时度势、积极主动地学习与成长,一方面借助行业资源向企业管理层宣传设施管理理念,另一方面需要积极与设施管理体系对标,在工作的系统化、标准化与精细化方面苦练内功,力争在实际工作中让企业管理层看到设施管理助推企业核心竞争力的作用。
 

      《现代物业》:您服务过的较为知名的客户以外资企业和产业类、制造业为多。这类企业为何能够较快地接受设施管理的理念?
      张峰:虽然相关组织和专业文章已经在不同场合介绍过设施管理的理念,在此还是有必要先做个简述。借用国际设施管理协会(IFMA)和美国国会图书馆的定义,设施管理是“以保持业务空间高品质的生活和提高投资效益为目的,以最新的技术对人类生活环境进行有效的规划、整理和维护管理的工作。”设施管理涵盖的范围主要包括但不限于如下内容:组织机构管理、规划与预测、租赁管理、空间规划与分配、建筑工程规划与设计、工作场所规划与分配、预算编制与经济合理性预判、房地产获取与处置、可持续发展、工程项目管理、搬迁与改造管理、运行与维修、技术创新管理、应急管理、安保与生命安全管理、综合行政服务。
      设施管理这一专业术语于1980年代开始被欧美发达国家广泛使用,随着中国改革开放、外资企业大量涌入中国市场,相对成熟的设施管理理念也被某些外企逐渐引入到国内。对那些在设施管理领域已然进行了深度实践的欧美企业来说,设施管理并非什么全新的产物,而是伴随着企业自身发展、行业发展及技术进步同步成熟起来的管理理念与体系。欧美企业对设施管理理念的广泛接受与实践也是一个循序渐进的过程,不是一蹴而就的。
      设施管理的主要目的之一是提高投资效益,这与企业经营的主要诉求是完全契合的。设施管理的全部活动基本上都是围绕这一主要目的开展的,尤其是在系统化、标准化、精细化以及技术创新等方面的深耕,更是以提高投资效益为主旨。
      为了话题聚焦且便于理解,在此仅就生产成本、风险成本和生命周期三个方面进行简述。
      生产成本:据国内外相关数据统计,建筑能耗已占到社会总能耗的40%左右,能耗成本在企业的生产成本中同样占据着非常可观的比例。那些已经深度实践设施管理体系的企业,有能力在确保稳定产能所需工况的同时谋求更低的能耗,更可以在维持稳定能耗的情况下大幅度提高产能,二者均可直接降低产品的生产成本、提高产品的利润率。在设施管理实践相对成熟的企业里,设施管理对能耗与加工成本的影响有明确的考核指标。
      风险成本:不稳定的工况对产能和产品质量的影响是巨大的,尤其对于精密电子、高新材料以及生物制药等行业,且不说断电、空调系统停运或者火警的影响,仅仅是空调温度、湿度、洁净度的异常波动,都会给生产与研发带来不可估量的损失。设施管理体系较之常规的运行维护工作来说,最大的区别就是在降低风险发生概率以及最小化方面风险损失方面总结了大量的经验,并制订了相应的标准操作规程与应急预案。凭借完备的、量身定制的、以创新科技支持的运行维护方案,在最大程度上确保企业生产和研发所需的稳定工况,进而将风险成本最小化。
      生命周期:更精确的说是建筑及配套基础设施的生命周期。包括建筑主体与围护结构、变配电与照明系统、暖通空调系统、给排水系统、消防系统、安防系统,楼宇智能化控制系统以及电梯等,都有相对固定的生命周期。如何确保这些基础设施在既定生命周期内平稳运行,并在确保输出性能的前提下合理延长各类设施设备的生命周期,始终是设施管理体系多年来深耕的重中之重。基础设施生命周期的延长则意味着在初始投资不变的情况下,持续回报的周期延长,进一步摊薄了企业的经营成本,特别是生产成本。
      综上所述,以欧美制造业为代表的诸多外资企业,往往是在谋求发展的过程中逐步体会到了设施管理体系对于提升企业核心竞争力所产生的积极影响,特别是对于提高投资效益的贡献。故此,设施管理亦逐渐成为企业管理体系中不可或缺的重要组成部分。

■ 物业管理可以看作是设施管理众多涵盖内容中的一项
 
      《现代物业》:对于国内的同类企业,科技、制造业类业主目前对设施管理的接受程度如何?还有哪些发展空间?
      张峰:国内同类企业对设施管理的接受程度很难一言以蔽之,总体上差异性较大、参差不齐。对于部分较早吸收欧美企业先进管理经验且具备前瞻视野的企业来说,在设施管理方面的实践可以说已经达到甚至超过欧美企业的平均水平了。同时,众多的国内企业对基础设施的管理理念依旧停留在相对传统的后勤、厂务、物业管理层面。这里需要澄清一点,本人没有刻意褒扬设施管理而贬低其他的意思,其间的主要差异在于企业管理层对其赋予的使命及职能范围的界定。国内对于设施管理这一领域的研究和推广目前还处在起步阶段,专业机构与学术刊物相对稀缺,《现代物业》作为行业知名的专业刊物,可以考虑在这一领域进一步深耕。
      说到发展空间,设施管理在欧美历经了四十余年的发展,依旧在持续吸收更加科学的管理理念和创新科技,不断改进与完善。对国内大多数企业来说,发展空间无疑是巨大的。归根到底,需求是行为动机产生的基础,企业在不同的发展阶段对基础设施管理的需求也是动态变化的,千人一面的简单复制粘贴不现实,甚至可能出现邯郸学步的局面。开篇提到的设施管理涵盖的范围,其实国内企业内部相应的职能部门或多或少都在从事这些工作且积累了一定的经验。如何基于企业自身特点与当前所处发展阶段,针对设施管理体系锁定重点并分阶段进行实践,是需要企业自省的课题。
      就个人从业经验来说,成功的设施管理实践除了适应企业发展需要、以增强企业核心竞争力为主旨之外,在系统化、标准化与精细化方面的深耕细作尤为重要。所谓的标准操作规程 (SOP - Standard Operating Procedure)在设施管理体系中随处可见。对于成功的设施管理实践,这些标准操作规程不是停留在纸面上,而是切实地落实到部门职能界定、岗位职责划分、员工招聘、培训与绩效考核的各个环节。随着智能化与互联网科技的发展与应用,标准操作规程借助计算机辅助管理平台(CAFM - Computer-Aided Facility Management)更可以大幅提升管理效率并强化管理效果。
      泛泛地说,标准操作规程界定的内容主要包括但不限于:工作目标、时间要求、职责划分、人员配置、流程步骤、信息与数据、限制条件、资源配置、工具与辅助装备等。完善且经过实战验证的标准操作规程可确保工作以终为始。国内企业普遍缺乏这方面的认知和实践,其表象归纳起来就是工作简单堆砌、团队协作效率低下、风险难以控制、结果难以预期。
      要促进国内企业对设施管理体系的实践,企业管理层的重视与否与设施管理从业部门发挥的作用在某种程度上面临“先有鸡还是先有蛋”的局面。一方面是国内企业管理层普遍缺乏对设施管理的认知,更不用说意识到其对核心竞争力的重要影响;另一方面是企业内部从事设施管理工作的相应部门普遍受限于较低赋能与配置,对企业核心竞争力无法提供足够强劲的支持。
      从行业发展的过往经历来看,期望企业管理层迅速接受设施管理理念并由上而下在企业内部推动实践是不太现实的。尤其是对于初创期和野蛮生长期的企业来说,企业管理层可能完全无暇顾及融资与市场之外的事务。设施管理相关的从业人员需要审时度势、积极主动地学习与成长,一方面借助行业资源向企业管理层宣传设施管理理念,另一方面需要积极与设施管理体系对标,在工作的系统化、标准化与精细化方面苦练内功,力争在实际工作中让企业管理层看到设施管理对企业核心竞争力的助推作用。企业从野蛮生长向永续经营转型的阶段,往往是设施管理从业部门得以完成进阶与蜕变的时机。
 

      《现代物业》:国内企业目前还普遍不太重视办公空间的盘点和整合,将办公空间管理简单理解为装修问题。您认为原因是什么?设施管理人员帮助企业理解办公空间管理的重要性需要从哪些方面入手?
      张峰:原因其实并不复杂——需求是行为动机产生的基础。企业之所以不太重视办公空间的规划管理,无外乎有两种可能:
一种是企业内部对于办公空间没有形成完整且准确的数据,无法对办公空间及相关费用进行有效的分析,导致企业意识不到办公空间的规划管理具备多大规模的潜在收益。

      另一种是企业其他方面需求的优先级远高于办公空间的规划管理,比如处在野蛮生长阶段的企业,或办公空间依附于生产基地且占比较小的企业,或者是相对独特的企业文化赋予办公空间某些特定的含义。
      随着社会经济结构的变迁与企业运营模式的转变,当代社会相当大的一部分人群在办公空间所处的时间已经等同甚至超越在居所的时间。不可避免地,办公空间规划管理对人员的工作效率与身心健康所产生的影响亦日益增大。
      自2000年开始,国际设施管理行业开始普遍接受健康建筑的理念,对于办公空间对人员身心健康产生积极影响的诸多因素均生成了科学的衡量标准与评价系统。不仅包括物理测量值,如温度、通风换气效率、噪声、照度、空气品质等,还包括主观性心理因素,如平面和空间布局、环境色调、私密保护、视野景观、材料选择等,另外增加了工作满意度、人际关系等。我国也于2017年发布了《健康建筑评价标准》。
      现代企业运营模式、业务模式以及团队规模等方面的差异,产生了多样化的办公空间需求。比如研发、生产及销售部门之间的差异:研发部门通常要求稳定且宽松的办公空间,相对独立且安保设施完备,配套基础设施充足且精密;生产部门的人员在产线上投入的时间往往大于在办公空间所处的时间,办公空间毗邻产线居多;销售部门除后台支持人员对办公空间要求比较固定之外,多数销售人员在办公空间所处的时间远低于外出开展业务的时间,某些企业甚至广泛采取销售人员居家办公的模式。不同行业的从业人员,其行为习惯上的差异,同样也对办公空间有着差异化的需求。比如互联网企业、投资银行及律所之间的差异:互联网企业强调办公空间利于团队之间的交流互动,借助多样灵活的空间布局与设计元素激发员工的创作与创新灵感,更注重餐饮、运动、游戏、社交、休息等功能空间对员工身心健康的积极作用;投资银行更注重的是强化客户感受的尊贵与奢华,同时强调各业务部门之间的相对独立与更高等级的信息安全;律所大多采取合伙人制,大量的合伙人办公室是多数律所办公空间的共同特点。
      回归到设施管理的主旨“保持业务空间高品质的生活和提高投资效益”上来。在办公空间规划管理的过程中,设施管理人员既要在最大程度上谋求直接投资的经济性,更要谋求人员工作效率的提升并兼顾其身心健康。在这两大主旨的引领下,全面考虑差异化的空间需求,加以分析、整合、调配,最终形成对办公空间的最优规划。在办公空间规划管理的过程中,设施管理人员所扮演的角色,面向需求方不应只是简单地接收信息,而应是全方位地分析加引导;面向企业管理层不应只是简单地接受指令,而应是周全地谋划并辅之以决策。
 

      《现代物业》:物业管理目前在国民经济中已经站稳了脚跟,无论是民用住宅、基础设施还是商办物业、工业园区,都已经接受了物业管理的服务模式,但大部分还是停留在基础的保修维护层次。产业要向设施管理迈进,您认为需要具备哪些条件?
      张峰:对于物业管理与设施管理之间的差别与关系,一直存在着不同的解读。解读的差异来源于不同的理念、视角以及格局,无所谓正宗与否。就开篇提到的设施管理的定义与涵盖范围,以及本人的从业经验来说,我更愿意把物业管理理解成设施管理的一种表现形态,或者说是一种市场细分模式,而并非两种截然不同的行业形态。
      说到物业管理向设施管理迈进这个命题,如果我对二者关系的解读能获得赞同的话,那么实话实说,本人尚未看到这一趋势的必然性。依旧是那个逻辑,需求是行为动机产生的基础。作为设施管理体系中一种市场细分的模式,物业管理的委托方与客户群体对物业管理的范围界定是非常明确的,迄今为止市场上并未看到普遍要求物业管理拓展至全面综合性设施管理的需求,今后也未必会出现。那么从业务范围来说,似乎这个命题并不成立。既然物业管理可以理解成为设施管理的一种表现形态或者市场细分,那么这个命题或许可以解读为物业管理在系统化、标准化与精细化等方面向设施管理体系全面看齐。
      2017年,ISO(国际标准化组织)发布了设施管理领域的3项新标准:ISO 41011:2017、ISO 41012:2017和ISO/TR 41013:2017。我国则于2018年发布了与ISO对应的设施管理国家标准GBT 36688-2018与 GBT 36689-2018。随着ISO及国标在设施管理领域逐步完善各类标准,物业管理向设施管理体系全面看齐将会更加有据可循。

■ 如何对空间进行使用取决于实际需求
 
      《现代物业》:物业管理行业的数字化应用已经得到了很大程度的提高,但其复杂程度还不能和设施管理相比。您认为在物业或设施管理领域,数字化思维的关键在哪里?是勇于尝试最新科技?还是对管理流程的再造?
      张峰:设施管理行业的数字化应用大致起步于1990年代末,随着计算机与互联网技术的突飞猛进,其应用范围也愈加广泛,计算机辅助管理平台(CAFM)就是最具代表性的一类应用。21世纪初,CAFM的主要功能还是以资产管理和维护计划管理为主,且数据采集以手工输入为主。随着传感与遥控技术、移动手持终端、互联网大数据与云计算的加持,现在CAFM的应用范围已经扩展到工作流程管理、费用管理、空间和工作场所规划管理、资产管理、综合维护方案管理、综合性服务管理、办公空间分配与预订等多种功能模块,数据的采集也早已突破了手工输入的局限性。
      数字化应用对提高设施管理水平的贡献主要在于如下几方面:提高标准化程度、提高执行效率、增强关联方互动、过程与结果透明化与可视化、便于追溯与分析进而实现管理流程的持续优化。
      说到数字化思维的关键,对管理流程的再造无疑是其主旨,而尝试最新科技则是辅助手段。在推广数字化应用的过程中,可以说有这样一个基本共识,就是不能脱离使用者的实际情况、简单粗暴地为了数字化而数字化。数字化应用绝不是越大而全越好,同样也不是越高精尖越好。数字化应用本身对于使用者来说也是一种投资,那就不可避免地需要考虑投资收益。以CAFM应用为例,对于大多数使用者来说绝非全部功能模块都能适用,每个功能模块发挥作用的大小、投资收益的多少、实施可行性的高低以及实施的优先级,都需要根据使用者的具体情况加以分析并度身定制。
      在数字化应用融入设施管理体系的进程中,人的因素是至关重要的。精确地说是设施管理从业人员对数字化应用的认知和接受程度,对其实施的成功与否起着决定作用。理论上数字化应用对提高设施管理水平有诸多贡献,实际则必须要经历一个从落地生根到开花结果的过程。从过往数字化应用的国内外实际案例来看,成功还是失败基本上取决于这些环节的差异:
      1、原有工作流程与管理体系是否基本健全,历史资料与数据是否完整可循;
      2、企业管理层是否把数字化应用的投资收益设定为设施管理团队的绩效考核指标;
      3、应用开发团队是否对使用者的需求进行了深度的调查研究;
      4、功能模块是否基于使用者的需求及调研结果进行了二次开发;
      5、应用开发团队是否对设施管理团队提供了有针对性的有效培训;
      6、应用开发团队与设施管理团队能否达成有效合作,共同完成工作流程的植入与优化以及初始数据的校对与录入。
      数字化应用与设施管理的关系好比鞋子和脚,不管鞋子的科技含量有多高、做工有多精湛,如果不合脚的话,不仅对脚没有裨益反而会磨出水泡来。

■ 提高投资效益是设施管理的基本着眼点
 
      《现代物业》:作为物业管理经理人,想要进入设施管理领域,需要做好哪些准备?
      张峰:前面提到物业管理和设施管理相互关系的解读,物业管理可以看作设施管理的一种表现形态或者是一种市场细分模式,那么物业管理的从业人员已然置身于设施管理领域。如此一来,或许把“进入设施管理领域”替换为“在设施管理领域进一步开拓”更恰当一些。
      就设施管理涵盖的范围来说,物业管理是以基础设施的运行维护为主,同时与其他部分内容存在不同程度的相关性。比如组织机构管理、预算编制与经济合理性预判、可持续发展、工程项目管理、技术创新管理、应急管理、安保与生命安全管理。而对于如下这些内容,物业管理的日常工作通常是极少涉及的:规划与预测、租赁管理、空间规划与分配、建筑工程规划与设计、工作场所规划与分配、房地产获取与处置、搬迁与改造管理以及综合行政服务等。物业管理的经理人如果想要在设施管理领域进一步开拓,最有效的途径就是积极参加业内专业机构组织的相关培训,以及行业协会组织的专题论坛和交流活动,更全面深入地了解设施管理体系,掌握各类工作所需的相关知识与基本技能。
 

      《现代物业》:“双碳”和ESG都是目前比较热门的行业话题,以您服务过的知名制造业企业的经验来看,他们在这方面是如何布局的?国内企业想要加速布局是否有较为快捷的路径?
      张峰:我在这方面涉猎不深,仅就一点有限的认知稍加阐述。碳达峰与碳中和简称“双碳”,2020年9月22日,习近平总书记在第75届联合国大会一般性辩论上发表重要讲话:中国二氧化碳排放力争于2030年前达到峰值,努力争取2060年前实现“碳中和”。
      “ESG”即环境、社会与公司治理的缩写(Environmental, Social, Governance),其概念最早出现于1980年代,本世纪初经联合国环境规划署推广成为衡量上市公司是否具备足够社会责任感的重要标准,旋即在全世界范围内迅速发展成为一种投资理念。
      两者的核心都是环保与节能减排,是现代企业社会责任的重要组成部分。“双碳”政策是把企业自发的社会责任上升到了国家发展战略的层面,成为带有一定指导性与强制性的国家政策。而“ESG”则是通过经济杠杆把企业自发的社会责任变成由资本来引导和驱动的经营之道。
      至于企业在“双碳”和“ESG”的布局,不希望因为自身学识粗浅而误导大家,不做赘述。
 

      《现代物业》:从建筑全生命周期的视角看,国内的建筑业在设计、施工、建造和运营管理乃至更新改造这些环节,整合产业链的主要障碍是什么?全行业之间形成高效合作需要建立哪些共识?
      张峰:说到整合产业链这个命题,从个人的从业经验来说,并未看到这一趋势的必然性。如果说整合可以显著提高投资效益的话,那么这个益处要被产业链的多数环节共同认可,才有可能引发整合的动机与行为。而产业链上的各个环节,因为企业经营范围与盈利模式的局限性,格局都到不了纵览整个产业链的高度。那么整合后真的对整个产业链有好处么?哪些环节获益大一些?哪些环节获益小一些?哪些环节不获益甚至受损呢?我本人目前尚解答不了这些问题,抛砖引玉与大家探讨。
      从建筑全生命周期的视角看,相对成功的过程整合大致上需要具备如下几方面的条件:
      1、投资决策者(或管理者)对建筑全生命周期负责;
      2、投资决策者(或管理者)对建筑全生命周期的各个阶段有着相对全面透彻的理解以及相当程度的从业经验;
      3、负责设计、施工、建造阶段的职能部门或团队,与负责运营管理和更新改造阶段的职能部门或团队,要在各自负责的领域内具备足够丰富的专业知识与实战经验;
      4、上述两个职能部门或团队,必须向同一个投资决策者(或管理者)汇报;
      5、投资决策者(或管理者)对上述两个职能部门或团队的定位与合作关系,必须要有清晰的界定及强有力的统筹;
      6、在建筑设计、施工、建造阶段,上述两个职能部门或团队必须维持高效沟通与协作,尽最大可能把运营阶段可能遇到的困难和问题在设计建造阶段加以规避或消除,同时给运营阶段预留出适度的改善空间。
      国内目前只有极少数管理理念比较先进的企业集团具备上述条件,真正成功实现过程整合的实战案例更是凤毛麟角。
      说到全行业之间形成高效合作需要建立的共识,我的理解可能会让大家失望了,其实很简单,就是在某些方面存在利于全行业发展的共同利益。比如行业的社会影响力、行业内资源共享、信息共享、同业竞争规则等。
 

      图 /pexels pressac.com GettyImages
 

      (原载于《现代物业》下旬刊2022年2-3期/总第555期)

 
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