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办公室搬迁时的设施管理——某跨国公司北京总部搬迁项目管理流程及要点
文/高彦
在经济高速发展的社会环境中，企业在应对内部与外部环境变化时会进行办公室搬迁。促使企业搬迁的原因多种多样，比较常见的有：组织合并、分拆、扩大或缩小、改善办公环境、减轻成本压力、改变地理位置等。
企业办公室搬迁工作一般由总务、设施管理或行政等后勤管理部门负责。搬迁项目由立项、选址、设计、装修施工、搬迁等环节组成，涉及多方面的专业知识。办公室搬迁在普通企业中并不是日常业务,可能几年才会搬迁一次，因此存在着主管部门对搬迁工作并不是非常精通，在实践中往往会由于缺乏经验而遇到各种问题。笔者曾作为项目负责人主持某世界500强企业（以下简称A公司）北京总部搬迁项目，以此为例，从设施管理部门的角度介绍一下企业办公室搬迁时的设施管理与项目管理的要点与流程。
立项
企业计划搬迁时首先要明确目的。需要从企业发展战略、经营目标、经营计划等角度进行立项评估与可行性分析，对搬迁的直接经济效果与间接效果进行全面评估。
A公司是一家世界500强的跨国企业，在北京旗下有3家代表处与2家现地法人企业，原来分散在CBD地区与燕莎地区办公。在分散办公的状态下，各家公司互相来往不便且对业务有一定影响，此外各公司都有各自独立的全套办公设施，存在设施设备重复浪费。经过调研论证A公司计划将在京的这几家公司与代表处集中到一起办公。通过搬迁主要达到以下几个目的：
1、改善办公环境；
2、优化空间配置提高空间使用效率，降低租金成本；
3、提高员工士气与工作效率；
4、集中经营资源，加强各子公司的横向联系，促进相互业务发展；
5、提升企业形象、增强凝聚力。
经过初步测算，各家公司实现集中办公之后，前台、会议室、休息室、库房等共享使用比现在各自单独拥有可以降低百分之十几的租金成本，其他方面也都是利大于弊，因此最终决定实施搬迁。为了顺利完成搬迁，A公司总部牵头由计划参与搬迁的各家公司指派负责人成立搬迁工作小组，统一负责搬迁工作。
制订搬迁计划
搬迁工作小组成立后，首先要制订搬迁计划。搬迁涉及到解除现有办公室的租赁合同、新办公室选址、制订预算、选择专业服务公司（房地产中介、装修设计、施工、搬家等）、工商登记等各种变更手续等，需要对整体时间进度与关键时间节点做准确的控制。因此必须制订详细的项目计划安排，倒排时间、通过每周召开例会与不定时召开专门会议进行进度管理与控制。同时，还可以使用问题管理表对各种问题进行分类跟进管理(如图1)。
图1 问题管理表（例）
制订与执行计划时特别要注意由于相关的主管领导与有关部门很多，在决策过程中会出现多种意见、决策过程会比较复杂，因此需请各部门对决策时间一定要掌握好，务必在计划的时间内做出决定，否则下一步工作将无法推进、导致整体计划时间发生较大偏差，往往还会增加成本。
A公司搬迁工作小组对每项重要的讨论事项都给各部门留出了研究的时间，并且要求在规定的时间内拿出明确意见，在有不同意见时通过协商等方法获得大家的共识，保证项目可以按照计划顺利进行。
选址
新办公室选址一定要符合搬迁目的与定位，通常要考虑位置、环境、交通、写字楼的硬件条件、成本、配套设施与服务等方面因素。此外如果搬迁距离远、对员工通勤有较大影响时，一定要慎重考虑员工是否能够接受，以免出现较多的人员流失。
在选址时首先要大致确定新办公室的面积。确定面积应对搬迁后的空间需求做评估，在此基础上考虑未来公司发展的因素进行空间配置。此次A公司将几家分散办公的子公司集中在一起，计算各家的办公专用面积可以参考现有的办公面积，前台、会议、展示、员工休息、吸烟室、仓库、机房等共用面积需要通过对使用人数、频率、时间等需求进行分析后计算新办公室的面积。如果写字楼提供出租会议室、仓库等服务，也可以考虑在需要时使用这些服务从而降低自有成本。选址工作通常会通过专业的中介机构，中介机构要选择经验丰富、服务好、有诚信的企业。
A公司从各方面考虑计划在燕莎地区附近寻找新的办公室。搬迁工作小组经过反复筛选锁定了4处候选地点进行最终比选。比选时对写字楼的位置、交通、面积、房租、物业费、光热费、免租期、停车场、业主产权情况、平面布局、层高、建筑结构、空调等设备、配套设施、物业服务、周边情况、商务条件以及优惠条件等各项条件进行了细致的对比，最终确定了东三环北路附近的一座写字楼。
在比较成本时，要注意除了房租、物业费等这些大块费用之外，还要留意免租期、停车费、加班时间的空调费、计算机房的24小时空调费等方面的费用，有些费用是固定要发生的而且会因为写字楼不同价格可能差距很大。
（未完）
原载于《现代物业•设施管理》2014年第8期
(责任编辑：现代物业) |
