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物业管理档案包括业主档案、图纸档案、维修档案、会计档案等。
由于其不动产的特点，物业的管理跨越时间长，变数也多，使得建立和规范使用档案成为物业管理工作中不可或缺的一部分。然而，在物业管理档案的建立和日常管理的过程中，管理者却经常遇到查询困难、内容缺失严重、借阅混乱等问题。在此，笔者结合实际工作，对物业管理档案的建档、分类、使用方法进行了归纳整理，希望能给物管同行带来帮助。
物业管理档案的作用
物业管理档案主要有两个作用。
其一是凭证。凭证作用是物业管理档案最基本的特点，由其形成过程及内容决定，是使档案优于其他各种物业管理资料的一种作用。通常物业管理档案的内容从当时当事直接使用的文件转化而来，文件中保留着真实确切的时间标记。如果某业主搞装修设计时无法确认承重墙、柱的位置，物管即可通过查阅该房屋原始图纸帮助业主确认承重结构。
其二是参考。物业管理档案是事实、数据和经验的记录，是真实的可靠的原始资料，既为同一项目不同时期的情况提供比较参考，也为同时期的不同项目之间提供参照。如在年底确定某物业项目下一年度共用及公共水电费使用指标时，通常将同一项目过去几年的数据和同类型项目的本年度数据作为参考，并结合项目下一年度管理进行确定。
档案的建立
形式上，物业管理档案分为电子档案和纸质档案，电子档案的特点是方便查询，纸质档案的特点是可作为有效凭证。内容上，物业管理档案分登记表格、签收资料、会议文件、合同文书、照片、电子记录等。类别上，物业管理档案分业主档案、维修档案、图纸档案、会计档案、合同协议、报事档案、员工档案等。
对于建立业主档案，笔者的经验是主要按资料类别进行整理归类，具体由入伙资料、装修资料、维修资料及其他资料组成。
业主档案中的入伙资料一般由6份资料组成，即《入伙通知书》、《入伙资料签收单》、《前期物业服务协议》、《业主情况登记表》、《管理规约》和《物业验收交接表》。该6份资料属业主档案中的必备资料。
业主档案中的装修资料由5份资料组成，即《装修申请登记表》、《装修试水表》、《装修巡查记录表》、《违章报告》和《违章整改通知书》。通常该5份资料视物业情况而异，如精装修物业，即不存在以上资料。
业主档案中的维修资料分“保修期内维修资料”和“维修资金维修资料”。保修期内的维修资料由《工程维修联系单》和《维修档案备忘表》组成。启用维修资金维修物业的相关资料则相对较多较杂，主要有《工程维修联系单》、《维修备忘表》、《维修申请书》、《维修资金申请委托书》、《业主身份证复印件》、《业主房产证复印件》、《维修预算公示》、《施工合同》、《维修工程施工方案》、《业主签名表》、《业主签名达标证明》、《维修资金首付款收据》、《维修资金使用预算表》、《维修资金使用申请表》、《工程维修验收证明》、《漏水及维修照片》、《验收报告》、《维修资金使用结算明细表》、《尾款收据》、《维修资金使用结算表》等20份资料组成。
其他资料有《催费通知单存根联》、《律师函》、《协调记录》等。
无论是业主档案，还是图纸档案或其他档案，通常在建档前，就必须明白各类档案的内容，即各类档案中必须存在和可能存在的资料到底有哪些？只有搞明白各类档案资料的内容，才能使档案在建立起来之后分类清晰，在收集、整理和查询时有的放矢。
档案的使用
建立物业管理档案最终的目的是为管理服务，即方便管理。从档案本身的作用来说，无论是凭证作用还是参考作用，都需要通过查询才能得到体现。
笔者认为须从以下两个方面规范物业管理档案的使用管理。
建立方便查询的电子档案
物业管理档案的管理属于一项时间跨度较长的工作。如同一时期的物业项目，有的业主装修入住已经几年了，有的业主却还没有交房；有的业主首次装修还没有进行，有的业主却要进行二次装修。特别是一些有关时间或数据性的资料，倘若每次都必须翻阅纸质档案进行查询，不仅浪费时间，而且也不利于纸质档案的保存（经常翻阅纸质资料，势必造成纸质资料的破损）。因此，在建立纸质档案的同时，还需建立方便查询的电子档案。以物业的图纸资料为例，当某部门（人员）需要借阅相关图纸时，我们可以通过电脑查询图纸档案的保存状况、位置后，再进行下一步工作，如查询结果是“未移交”或“已借出”，自然就无需到档案柜中搜罗图纸了。
物管企业建电子档案，一般有两种方式。一种是物业管理软件的形式，即物业软件中包含电子档案的内容，我们只需在每日工作中按程序进行录入就可以了；还有一种是普通“Excel”表格的形式，即首先我们根据工作的特点和要求，对“Excel”表格进行必要的设置，然后再逐一录入。
规范借阅程序
“三分建、七分管”，这个道理在物业管理档案管理工作中同样受用。如果把建好档案比喻成“初战告捷”，那么管好档案就是保证“红旗不倒”。
“七分管”主要是指档案的借阅管理。笔者认为需做到“有审批、有记录、有整理”。所谓有审批，即确保档案管理工作集中统一，要搞清楚借阅的对象；有记录就是确保档案借阅工作手续齐全，要随时知晓档案资料的去向；有整理，即定期不定期对档案进行整理，例如相关部门或人员归还档案后，要及时将档案资料进行归位，方便下一次借阅使用。
原载于《现代物业》2010年08期总第159期
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