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铁山公司:灵活办公对现代办公模式的冲击

时间:2015-08-26 14:53来源:现代物业 作者:金·鲁比 珍妮·莫 点击:
我们的办公场所正处在变革之中,我们的工作方式和时间也随之改变。移动技术进步、通勤距离增加,让我们倾向于在家办公,而员工团队年龄的多样化,也让办公空间设计有了新的考虑。在技术、人力资源和地产需求的刺激下,企业正在用不同的方式适应办公场所的变化

  我们的办公场所正处在变革之中,我们的工作方式和时间也随之改变。移动技术进步、通勤距离增加,让我们倾向于在家办公,而员工团队年龄的多样化,也让办公空间设计有了新的考虑。在技术、人力资源和地产需求的刺激下,企业正在用不同的方式适应办公场所的变化。

  2012年,铁山公司(Iron Mountain,铁山信息管理咨询有限公司是档案信息管理服务商,成立于1951年,总部位于美国波士顿,为五大洲超过39个国家140,000家企业,存储、保护和管理它们的信息。)看到了这些变化。当时的铁山公司租约即将到期,工作环境落后,也亟需缩减办公场所的规模。20年来铁山的总部一直位于波士顿大西洋大道745号,但公司的工作方式和20年前相比已发生了翻天覆地的变化。意识到办公场所已落后于员工队伍后,铁山将灵活性与流动性作为办公场所战略的根本要求,并用总部迁址来驱动员工队伍和企业文化的变革。但在这之前,铁山需要实施变革管理,做出一系列地产与设计上的决定。

  挑战与机遇

  除租约到期外,铁山面临的工作场所挑战还包括吸引并留住人才的问题、员工住所的分散、非正式员工的流动性,有时经理还会按需允许员工远程工作。从设计的角度看,铁山当时的办公室不利于促进协作,也无法向商业伙伴、客户或是潜在的员工表现出公司的国际实力和专业水准。

  实心墙体和实心门隔出的办公室围住楼层的四周,和6英尺高的灰色工作台一起,阻断了同事之间的视线,也隔断了自然光,构成一个封闭、压抑的迷宫。由于缺少促进非正式协作的空间,因而对会议室的需求奇高,导致预订爆满,出现囤积式预订,但实际利用率不高。而且办公场所分布在9个楼层中,各楼层在外观、感觉、陈设或品牌形象上毫无一致性。

  铁山负责全球地产的高级副总裁莎拉·艾布拉姆斯(Sarah Abrams)和她的企业地产团队面临的问题,是选择翻新现有空间、调整规模,还是重新选址、从零开始?但这两种选项都将大幅调整工作场所的硬件设计,体现出公司内协作的日益增强,以及对私人办公室需求的减少。

  借这次大变革的机会,铁山的人力资源领导团队制订了正式的流动办公计划,来更好地适应员工的实际工作方式。研究显示在最理想的时间和地点办公,可以让工作场所更为灵活和敏捷;降低与员工相关的成本;降低地产成本;帮助吸引并留住顶尖人才。这无疑让铁山对自己的计划更有信心。

  (未完)

  原载于《现代物业•设施管理》2014年第11期

(责任编辑:现代物业)
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