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台湾地区商业型物业管理信息系统发展之研究
文/陈建谋 等
物业管理信息系统可大幅降低沉重的人事成本，透过标准化管控流程使一切考核、维修、财产管理等庶务工作滴水不漏，达到实时服务以及小区行政管理、财务数据全方位实时管控之优点。随着台湾地区经济成长与资本化市场，商场规模持续扩大，商场的物业管理亦将面临与集合式住宅物业管理相似的问题，商场的物业管理惟有透过完善的物业管理信息系统，利用标准化管控流程使一切人员管控、设施管理、仓储管理、采购管理、财务管理等庶务工作滴水不漏。故本研究将针对台湾地区现有市场占有率较高的物业管理信息系统，如良源科技公司开发的ePMS物业管理信息系统以及新都兴有限公司开发的NewCity物业服务平台等进行分析比较，探讨台湾地区商业物业管理信息系统发展现况以及未来发展之展望，以供未来研究者参考。
台湾地区商业物业管理信息系统发展沿革
台湾地区物业管理信息系统起源于集合式住宅因应小区财务管理数字化以防止占用公款之人为弊端以及行政作业计算机化以解决繁杂的庶务需求开始，逐渐发展出一套具备小区资产管理、小区财务管理、小区行政管理、小区讯息管理以及小区通路管理等以小区管理功能为主的物业管理信息系统。然而随着商业经济规模成长，大型商场、办公大楼（如台北101大楼、统一梦时代广场）与大型公共设施兴建（如高铁、捷运），物业管理公司须面对繁杂的设施维护管理、仓储管理、采购管理及人力管理等复杂的管理作业，故而逐渐开发出一套具备业务管理、租赁管理、系统管理、客户管理、员工管理、设施管理、仓储管理、采购管理、财务管理以及服务端点管理等以商业营运管理需求功能为主的物业管理信息系统。整体而言，台湾地区物业管理信息系统就其功能属性来分可大致上分成两大类，第一类：住宅型物业管理信息系统，第二类：商业型物业管理信息系统。其中，完整的商业型物业管理信息系统应具备如下功能架构：
（1）系统管理：功能涵盖（a）公告、通知单登录/打印；（b）基本数据设定；（c）系统设定。
（2）业务管理：功能涵盖（a）工作分级管理批示作业；（b）异常及未处理工作查询。
（3）资产管理：功能涵盖（a）不动产租赁管理；（b）不动产销售管理；（c）委托建物管理。
（4）客户管理：功能涵盖（a）用户基本数据输入；（b） 用户报价单；（c）内部数据设定； （d）用户数据管理；（d）邮件收发管理；（e）用户意见管理；（f）用户应付帐款管理。
（5）员工管理：功能涵盖（a）员工数据管理；（b）团队配备设定；（c）量测仪器履历；（d）排班项目设定；（e）出勤记录；（f）出勤报表；（g）教育训练管理；（i）驻卫警管理。
（6）设施管理：功能涵盖（a）设施数据设定；（b）工作排程异动；（c）设施定期保养管理；（d）叫修维护管理；（e）委外报修管理。
（7）仓储管理：功能涵盖（a）库存盘点；（b）采购建议书；（c）进料/领料；（d）库存报废。
（8）采购管理：功能涵盖（a）厂商数据输入；（b）请购申请登录；（c）采购/退货登录。
（9）财务管理：功能涵盖（a）进项管理；（b）应付帐款管理；（c）销项管理；（d）银行帐户管理；（e）零用金申请单。
（10）服务端点管理：功能涵盖（a）期间营业额；（b）客户管理系统；（c）商品管理；（d）退货、换货管理。
（11）安全管理：功能涵盖（a）安全监控系统管理；（b）出勤刷卡及门禁系统管理；（c） ZigBee无线感测系统。
（12）项目工程管理：功能涵盖（a）工程规划管理；（b）客户合约管理；（c）工程进度管理；（d）工程质量管理；（e）库存管理；（f）采购管理；（g）项目帐款管理；（h）估验计价管理；（i）应付工程款管理；（j）应收工程款管理。
以台湾地区良源科技有限公司开发之ePMS物业管理系统为例，该公司透过数字化技术的导引，采取 ERP 系统开发特性及模块，整合物业管理对软件功能的需求，依据商业大楼、办公大楼、厂办大楼、大型小区、住宅大楼、别墅区各营运管理单位不同特性及需求设计，公司内部从业人员及不同管理阶层，拥有不同的管理权限，并同时拥有直接沟通、分享的管理接口，其架构如图1所示，主要功能汇整如表1所示。
表1 良源科技有限公司ePMS物业管理系统功能汇整表
图1 ePMS物业管理系统设计架构（详情请见杂志正文）
(责任编辑：现代物业) |
